Ob prvi seznanitvi s poslovno korespondenco lahko dobite vtis, da je to preveč zapleten sistem. Pravzaprav različne vrste poslovnih pisem organsko ustrezajo potrebam posameznika v interakciji.
Poslovno pismo o sodelovanju
Prvi most med možnimi bodočimi partnerji je praviloma poslovno pismo o sodelovanju. Predstavniki obeh podjetij se lahko že seznanijo in vodijo predhodna pogajanja, uradni kontakt pa bo pismo o sodelovanju.
Pomembne točke za ta dokument:
- pritožbo na določeno osebo;
- sklicevanje na sestanek ali vir informacij o tem podjetju;
- povzetek vsebine zadeve;
- tabele, cene in druge dodatne informacije je bolje poslati v prijavnici.
Poslovno pismo sestanka
Če bo uspešen, bo naslednji korak poslovno pismo sestanka. Ta vrsta poslovnih pisem lahko zmanjša število vmesnih stopenj pogajanj in vpliva na uspeh prihajajoče seje. Zainteresirana stranka naj razmisli o podrobnostih do najmanjših podrobnosti:
- predpisi;
- agenda;
- artikulirati vprašanja za razpravo;
- opišite vrsto sekundarnih vprašanj, ki se lahko pojavijo v procesu;
- pripraviti informacijske aplikacije, za katere je priporočljivo, da druga stran bere pred sestankom.
Tako preudarno poslovno pismo bo pomagalo preprečiti nesporazume, razlike, druge neprijetne trenutke, ki lahko vplivajo na izid pogajanj. Na podlagi rezultatov pogajanj je o sestanku napisano še eno poslovno pismo - vendar že v obliki poročila o doseženih rezultatih. Služi za isti namen: zagotoviti, da partnerji pravilno razlagajo dosežene sporazume. Druga stranka je pozvana, da potrdi zapisnik sestanka ali da praviloma opravi spremembe za en dan.
Druge vrste poslovnega dopisovanja
Z že uveljavljenimi odnosi, najpogosteje, te vrste poslovnih pisem, kot so poslovno pismo-zahteva in s tem pismo-odgovor. S kakršnimi koli spremembami v dogovorih ali kadar so potrebne dodatne informacije, eno podjetje pošlje drugo pismo prošnje.
Če želite ohraniti obstoječe poslovne odnose ali vzpostaviti nove, so na voljo takšne vrste poslovnih pisem kot poslovno pisno povabilo in poslovno oglaševanje. Podjetje lahko organizira konferenco, razstavo, seminar in tako naprej - in povabi resnične in potencialne partnerje v osebi vodstva ali celotne ekipe. Bolj ceneje bo poslano prodajno pismo, vendar je donos iz njega precej nižji.
Poslovna baza vključuje pismo zahvale kot odgovor na izpolnitev zahteve nasprotne stranke ali za drugo sodelovanje.
Nekatere vrste poslovnega dopisovanja je težje pisati. To so:
- poslovno pismo z zavrnitvijo;
- poslovno pismo z opravičilom;
- zahtevek za poslovno pismo;
- poslovno pismo-zahteva.
V teh dokumentih je še posebej pomembno vzdrževati prijazen in spoštljiv ton. Kar zadeva zahtevano pismo, se v skladu s pravili poslovne etike uporablja formulacija, ki se sklicuje, celo v tistih primerih, ko bi v življenju obstajalo povpraševanje.
Kaj iskati v poslovni korespondenci:
- pomemben trenutek za vsako poslovno pismo je pritožba na določeno osebo s pravilnim črkovanjem polnega imena, položaja, imena podjetja;
- ne glede na to, ali napišete elektronsko poslovno pismo ali papirnino, mora biti na napisu podjetja z vsemi zahtevami;
- etika, pravilnost in spoštovanje - edini sprejemljivi ton za poslovna pisma.
- pismo je treba ohranjati v suhem, poslovnem slogu - bolje je izogniti čustvenim obračanjem od navadnega govora.
Poslovno pismo, napisano s temi odtenki v mislih, bo boljši vtis vašega pošiljatelja. In v poslovnem svetu, bo to pomagalo odpreti prava vrata.